시리즈그룹웨어 지식마당 [전자메일 편]

쉐어메일과 메일링리스트에 장단점에 대해 알아보자

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지오유 그룹웨어

공식

2021.03.08. 20:37673 읽음

작성자 : 이현규 컨설턴트

INTRO

무의 공유와 협업은 개인과 기업의 성장에 있어서 기초가 되는 매우 중요한 사안입니다.
공유와 협업의 가장 기초는 무엇일까요? 바로 메일입니다.
지오유 그룹웨어에서는 '메일링리스트'와 '쉐어메일' 두가지 기능으로 사용자들의 편의성에 맞게
직무메일을 제공하고 있습니다. 이 두가지 기능의 장단점을 아래를 통해 함께 알아봅시다.

- 들어가기 앞서 -

직무메일이란?
업무는 서로 공유 되지 않으면 중복과 누락이 발생하게되어 불필요한 프로세스를 유발하게됩니다.
회사전체에서 쓰는 대표메일(customer@zioyoucs.com)이나 
각각의 업무에서 사용되는
업무메일들(tax, bill, request 등), 업무공유의 목적으로 생성된 메일을 직무메일 이라고 합니다.


<메일링리스트>

전자메일 - 기타 - 메일링리스트 탭을 통해 확인할수 있는 메뉴들로 아래와 같이
직무메일을 생성해서 구성원들에게 메일을 뿌려주는 방식입니다.
관련글은 링크를 클릭해주세요 : http://naver.me/xMzbfkvu


-메일링리스트의 장점-

① 하나의 수신메일로 구성원들에게 뿌려지는 방식이라 메일의 유실 위험이 낮다

구성원들 계정에서 동일한 메일을 확인할 수 있다. 타인이 삭제해도 유실의 위험이 낮다.

② 별도의 페이지로 넘어가지 않고 개인의 전자메일 탭에서 수발신이 가능하다.

③ 약정인원 구성원으로 포함되지 않는다


-메일링리스트의 단점-


① 받은편지함으로 분류되기 때문에 홀딩의 위험이 있다.
메일 홀드에 대해선 해당링크를 눌러주세요 : https://naver.me/x8lYlLN0


② 수신은 공유가 가능하지만 발신은 별도의 공유 주소를 설정하지 않으면 공유가 어렵다.
보낸편지함은 개인의 보낸편지함으로 저장되어있기 때문에 발신 이력을 공유하기가 어렵습니다.
이럴경우 발신주소를 하나더 설정하여 숨은참조와 같이 설정하여 공유합니다.


<쉐어메일>

하나의 계정을 생성하고 구성원들을 구독자의 방식으로 설정합니다.
모든 구성원들은 해당 계정에서 수발신 이력을 모두 확인할 수 있습니다.
자세한 내용은 아래의 내용을 확인해주세요 http://naver.me/FyZroHEt


-쉐어메일의 장점-

① 개인개정이 아닌 별도의 새창으로 관리하기 때문에 트래픽과 홀딩에 대한 위험이 낮다.

② 보낸편지까지도 함께 공유되어 공유의 폭이 조금더 넓어진다.


-쉐어메일의 단점-

① 구성원이 메일을 삭제 할 우려가 있다. (삭제권한은 별도로 설정이 가능합니다.)

② 별도의 쉐어메일 페이지를 통해서 수발신 메일을 확인해야 한다.


OUTRO

아래의 표를 참고하시면 장단점을 한눈에 파악할 수 있습니다.

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