검색 도구의 일종으로서, 기록 시리즈 계층을 중심으로 기록 집합체를 상세히 기술하는 형태를 띠며, 보통 서문이나 초록, 생산자 이력이나 생산 기관의 연혁, 생산 시기, 분량, 내용, 매체, 배열, 기록 시리즈별 기술, 각 기록 시리즈에 속한 기록철 리스트, 색인으로 구성된다. 그러나 인벤토리는 기록 관리 기관마다 형식이 다양하며, 전자 검색 도구라기보다 책자 형태 검색 도구에 적합한 형식을 지니고 있다. 인벤토리는 보유 기록 조사나 보유 기록 조사 목록의 의미로도 사용된다.
