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사회 생활을 시작하면서 컴퓨터를 사용하는 다양한 상황 속에서 빼 놓을 수 없는 것이 바로 'MS 오피스(MS OFFICE)'다. MS 오피스에 기본 구성된 워드(Word)부터 엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint) 사용 능력은 컴퓨터 활용의 기본 능력으로 평가 받을 만큼 대중적으로 활용되고 있다.

하루에도 최소 1~2개 이상의 MS 오피스 파일을 작성하거나 열어서 수정하는 만큼 MS 오피스의 기본 기능을 적절히 활용하면 보다 높은 업무 효율성을 경험할 수 있을 듯 하다.

이번 글에서 소개할 MS 오피스 사용팁은 'MS 오피스 파일 암호 설정'이다. 엑셀, 워드, 파워포인트 파일에 사용자가 설정한 암호(비밀번호)를 추가해 문서 파일을 보호할 수 있다. 별도의 설정 방법이 있는 어려운 기능이 아니라, 필요시 파일 저장단계에서 10초만 더 투자하면 누구나 문서 파일을 안전하게 관리할 수 있다.

회사에서는 업무 상 작성한 문서 파일을 외부에 유출시키지 않도록 DRM이란 보안 솔루션을 도입하고 있다. MS 오피스로 작성된 모든 문서를 대상으로 DRM 암호화 과정이 진행된다. 회사는 이렇게 문서 유출에 대한 대안을 제시하는데 개인은 어떨까?

다니던 회사를 퇴사 하는 과정에서 사용하던 PC를 다른 사람에게 전달하는 경우, 또는 업무용 파일을 대량으로 공유해 달라는 부탁을 받는 경우 지금까지 본인의 노하우가 담긴 문서 파일을 고스란히 넘겼었다. 하지만 문서 파일에 암호 설정을 해 놓았다면 문서 파일이 공유되는 과정에서 파일별 암호로 인해서 공유 및 문서 내부 확인이 불가능하다.

작성자가 원하는 상황에서만 해당 문서를 읽고 쓸 수 있다. 견적서나 제안서 등 공유를 위해 작성한 문서라면 굳이 문서 파일에 암호 설정을 할 필요는 없지만, 업무 처리 노하우가 담긴 문서라면 불특정 타인과 공유할 필요도 없으니 보다 강력한 문서 파일 관리를 위해서 암호 설정을 적절하게 활용하면 좋을 듯 하다.

MS 오피스 엑셀, 워드, 파워포인트로 문서 작성 후 문서 파일에 암호 설정 하는 방법을 살펴보자.

MS 오피스 중 엑셀(MS Excel)을 이용해 신규 문서를 생성하고 최초 저장하는 단계(과정)의 모습이다. 

파일 이름을 넣고 '저장' 버튼을 누르게 되는데...
이때, 저장되는 MS 오피스 문서 파일에 '암호(비밀번호)'를 설정하고 싶다면 '저장' 버튼 옆에 보이는 '도구' 메뉴를 클릭한다.

엑셀 저장 단계에서 '도구' 메뉴를 클릭하면 위와 같이 추가 옵션 메뉴를 확인할 수 있는데, 이 중에서 '일반 옵션'을 선택한다. 메뉴 명이 암호와 관련없어서 해당 기능을 잘 모르는 분들이 있지만, 한번 사용해 보면 누구나 손쉽게 활용 가능한 기능(메뉴)이다.

엑셀 문서 저장시 암호 설정은 '열기 암호'와 '쓰기 암호'로 구분되다.

열기 암호는 해당 문서 파일을 열어서 내용을 확인하는 과정에서 필요하며,
쓰기 암호는 해당 문서 파일을 확인 후 수정(편집) 하는 과정에서 필요하다.

열기 암호를 모르면 문서 자체 확인이 불가능하며
쓰기 암호를 모르면 문서 편집이 불가능하다.


[여기서 잠깐] 문서 별로 암호 설정 다르게 하는 방법
열기 암호와 쓰기 암호 중 필요한 상황에 맞춰서 해당 입력란에 사용할 비밀번호(암호)를 입력하면 된다. 단, 문서별로 열기암호와 쓰기암호를 다르게 입력시 작성자 본인도 해당 문서에 대한 암호를 기억하기 어려울 수 있다. 가능하다면 파일명과 연결하여 읽기/쓰기 암호를 설정하는 것을 추천한다.

예를 들어 최초 파일명의 첫 두글자를 열기 암호, 다음 두글자를 쓰기 암호로 설정하는 경우 파일명으로 해당 문서 파일의 열기암호와 쓰기 암호를 확인할 수 있으며 문서별로 다른 암호를 설정해 암호 보안성이 더욱 높아질 수 있다. 이 내용을 모르는 다른 사용자가 해당 파일 명을 변경시 암호 확인 자체가 어려워진다는 단점이 있지만 그만큼 보안은 강력해진다.

관련 글 : 복잡한 비밀번호를 쉽게 기억하는 노하우가 있다? 개인 비밀번호 설정 방법

열기 암호와 쓰기 암호 중 입력란에 암호를 입력한 경우 확인 버튼을 누르면 위와 같이 입력한 암호를 확인하는 단계가 진행된다. 문서 파일의 암호를 설정 후 잊어버리면 복구 방법을 제공하지 않으므로 입력한 비밀번호(암호)에 대한 확인 과정을 진행하는 것이다.

엑셀 파일에 암호 설정 후 해당 파일을 열면 위와 같이 열기 암호를 묻는 팝업창이 나타난다. 암호 입력시 정상적으로 파일이 열리지만, 암호를 입력하지 않으면 파일 내용을 확인할 수 없다.

참고로 열기암호와 쓰기암호는 가능하면 구분해 설정하는 것을 추천하며, 열기암호가 더욱 강력한 문서 보안을 제공한다. (문서 자체를 확인할 수 없으므로)

앞에서 소개한 엑셀 문서 암호 설정 방법은 워드와 파워포인트에서도 동일하게 사용 가능하다.

워드와 파워포인트 역시 문서 파일 저장시 '도구 - 일반 옵션' 메뉴를 이용해 문서 파일의 열기 암호와 쓰기 암호 설정이 가능하다.