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회사 업무 처리 과정에서 '협업'의 필요성은 누구나 잘 알고 있지만 협업을 하기란 쉬운 일이 아니다. 협업이란 여러 사람이 부문별로 맡아서 하나의 일을 완성하는 것이다. 보다 효과적이고 보다 능률적인 업무 처리를 위해서 협업은 필수불가결 항목이라 할 수 있다. 그럼에도 협업이 어려운 이유는 내가 아닌 누군가와 함께 일하면서 계획과 생각을 정리하고 행동으로 실천할 때 중복되거나 누락되는 것 없이 한 몸처럼 해야 하기 때문이다.

하나가 아닌데 하나처럼 일해야 한다는 것이 얼마나 어려운 일인가. 협업의 어려움을 해결하는 방법으로 추천하는 것이 바로 '협업툴'이다. 협업툴은 협업을 보다 쉽게 할 수 있도록 도와주는 것으로 여러 사람이 한 곳에서 정보를 교환하고, 필요한 정보를 찾아볼 수 있어야 한다. 우수한 협업툴은 협업을 가능하게 하고, 업무 혁신을 이끌어 보다 높은 생산성을 얻을 수 있게 도와준다.

협업툴은 기본적으로 신속한 정보 공유가 가능해야 한다. 그런 이유 때문일까. 스마트폰에 설치해 사용하는 카카오톡(카톡)을 포함해 다양한 모바일 메신저 앱이 협업툴로 이용되고 있다. 많은 분들이 카카오톡을 설치해 사용하고 있다는 점에서 손쉬운 접근은 가능하지만 카카오톡은 어디까지나 개인적인 공간 즉, 사적인 모바일 메신저라 할 수 있다. 직장생활에서 중요하게 생각하는 덕목 중 하나가 바로 '공과 사의 정확한 구분'아닌가. 

업무를 위한 모바일 메신저가 아닌 카톡을 협업툴로 사용하는 경우 우리는 더 많은 피로감과 불편함을 느낄 수 있다. 단순히 쉽고 빠른 연락을 위해서 카톡을 사용하지만 그만큼 업무 시간과 업무 공간에 대한 구분이 어렵게 되고 쉬면서도 계속해서 업무를 처리하고 있다는 압박감을 느끼게 되는 것이다.

심리적인 피로감 외에도 카카오톡을 협업툴로 사용하는 경우, 협업툴이 갖고 있어야 하는 기본적인 기능 부분에서도 아쉬움을 느끼게 되고, 더 복잡한 업무 처리 과정을 처리해야 한다. 즉, 상황과 목적에 맞는 툴을 사용할 때 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 얻어낼 수 있다는 것이다.

잔디(JANDI)는 업무용 모바일 메신저로 업무 처리 환경이 컴퓨터(PC)에서 모바일(스마트폰)로 급속히 이동하는 상황에서 모바일 디바이스를 포함한 멀티 플랫폼에서 커뮤니케이션의 중요한 수단으로 급 부상하고 있는 인기 협업툴이다.

현재 잔디는 스타트업부터 대기업까지 약 15만개의 팀(회사)이 사용 할 만큼 대중적으로 인정 받고 있다. 잔디의 주요 기능을 간단히 살펴보면 다음과 같다.

하나, 업무 주제별 대화방
둘, 게스트 초대
셋, 파일 영구 저장 및 공유
넷, 통합 검색 및 스마트 필터 검색
다섯, 외부 서비스 연동
여섯, 영상 통화, 화면 공유, 문서 공유
일곱, 조직도
여덟, 할 일 관리(To Do List)
아홉, 즐겨찾기
열, 국내 정서에 맞는 업무용 이모티콘

그 외에도 다국어 언어 지원과 멀티 디바이스(PC, Web, 모바일 등), 직관적인 UI, 편리한 사용성 등이 잔디(JANDI)의 차별화된 특장점이라 할 수 있다.

이번 글에서는 잔디(JANDI)를 업무용 모바일 메신저 협업툴로 카톡 대신 추천하는 이유를 소개한다. 카카오톡을 업무용으로 사용하고 있다면 왜 카카오톡 대신 잔디를 사용해야 하는지 지금 바로 확인해 보자!

카카오톡에서 하나의 단체방(단톡방)에 가벼운 아침 인사부터 회사(팀) 공지사항, 회식, 중요 회의 및 지시사항 등을 공유하는 경우, 단톡방을 통해 공유되는 정보의 중요도가 뒤죽박죽 섞이게 된다. 이 과정에서 단톡방 운영의 취지와 목적이 흐려지게 되고, 공유된 정보에 대한 멤버들의 확인 속도도 늦어지게 된다. 

잔디는 모바일 메신저의 사용 피로감을 최소화하면서 중요한 정보에 대한 알림을 신속 정확하게 유지할 수 있도록 주제 중심의 그룹 채팅이 가능하다. 같은 멤버라도 주제(토픽)별로 대화 그룹을 유지하기 때문에 대화의 목적이 분명하고, 효율적인 의사 소통이 가능해 진다.

지금 당장 주고 받는 대화의 중요함 뿐 아니라 이후 관련 정보를 찾아보는 과정에서도 주제별 그룹 채팅은 관련 정보를 찾아보기 용이한 방법이라 할 수 있다.

모바일 메신저를 통해 업무용 파일(사진, 동영상, 문서 등)을 공유한다. 바로 확인이 필요한 경우도 있지만 두고 두고 확인해야 하는 중요한 지시 사항이 담긴 파일도 있다. 카카오톡은 파일 검색 기능이 없다. 공유된 파일을 찾고 싶으면 공유했던 사람이나 단톡방에 있는 다른 멤버에게 다시 공유해달라고 부탁해야 한다. 하지만 잔디는 다르다. 

잔디는 파일 검색 기능을 지원할 뿐 아니라 파일 검색에 필요한 검색어를 몰라도 스마트 필터를 통해 공유된 대화방, 멤버 이름, 파일 형식만으로 원하는 파일 검색이 가능하다. 

스마트 검색 기능을 지원하는 잔디를 사용해 보면 파일 공유를 최소화하지만 효율적인 파일 공유가 가능하고, 공유된 파일의 활용도 측면에서도 강점을 갖게 된다.

단체 대화방에 참여한 멤버가 10명만 넘으면 중요한 대화를 나누기 어렵게 된다. 멤버가 한마디씩만 해도 순식간에 10개의 길고 짧은 대화가 오고 간다. 누구에게 어떤 말을 했는지 알 수 없을 뿐 아니라 대화의 자체가 소음처럼 느껴지게 된다.

카카오톡 단톡방의 알림을 꺼 놓고 사용하는 이유도 바로 그것 때문이다. 누가 나에게 어떤 말을 하는지 단톡방에서는 확인이 어렵다. 멤버가 10명만 넘어도 화면을 스크롤하며 찾아봐야 확인 가능할 만큼 복잡하고 정신없는 대화가 이뤄진다. 

만약 팀이나 부서 또는 회사라면 어떨까? 잔디는 단체 대화방에서 특정 멤버를 지정해 멘션을 보낼 수 있다. 수많은 멤버가 대화를 주고 받는 과정에서 특정 멤버에게 중요한 업무 내용 전달이 가능하다. 멘션된 대화 내용만 따로 정리되어 언제든 확인 가능한 것도 잔디의 단톡방에서 개인 맨션 기능을 자주 사용하게 되는 이유라 할 수 있다.

주고 받은 대화(메시지)와 공유한 파일을 즐겨찾기 해 놓고 싶지만 카톡은 그런 기능이 없다. 빠르게 지나가는 대화나 정보 공유 과정에서 나에게 꼭 필요한 내용을 즐겨찾기 해 놓으면 나중에 보다 효율적인 업무 처리가 가능하다.

출장 일정이나 업체 계약 사항 등 업무 처리에 중요한 부분을 모바일 메신저로 주고 받으면 가볍게 생각하고 실수로 놓치게 될 수 있다. 하지만 잔디는 다르다. 잔디는 가벼운 대화 속에서 중요한 포인트를 즐겨 찾기 해 보관할 수 있다. 가볍게 주고 받는 메신저가 중요한 정보 전달 및 보관에 커다란 영향을 줄 수 있고, 어떤 협업툴보다 손쉽게 정보를 공유하고 중요하게 관리할 수 있는 방법을 제공한다.

메시지, 파일 등 모바일 메신저로 주고 받은 내용이 서버에 최대 2~3일 까지 보관(저장)된다면 어떨까? 필요한 자료를 다시 공유해야 하고, 효율적인 업무 처리를 위해 사용하는 모바일 메신저가 동일한 업무를 반복하도록 만들 수 있다.

잔디는 공유한 자료(파일)를 무기한 보존 가능하다. 아마존 AWS 서버를 사용해 가입된 요금제에 맞춰 제공되는 저장공간만큼 기한 제한 없이 무기한으로 데이터 보존이 가능하다. 앞에서 소개한 '스마트 검색' 기능을 활용하면 언제든 과거에 공유되었던 자료 활용이 가능하다.

카톡 단톡방에 새로운 멤버를 추가했다면 그 순간부터 주고 받는 대화만 확인 가능하다. 카톡을 개인적으로 사용한다면 이런 기능이 아쉽거나 잘못된 기능이라고 지적하긴 어렵다. 하지만 카톡을 업무용 모바일메신저로 사용하고, 단톡방은 팀방으로 사용하고 있다면 어떨까?

단톡방에 공유된 중요한 내용과 파일을 새로운 멤버가 볼 수 있도록 다시 공유해야 한다. 번거롭고 불편한 과정이며 계속해서 반복할 수 밖에 없는 과정이다.

잔디는 대화 참여 이전 데이터 확인 기능을 제공한다. 새로운 멤버가 단체 대화방에 추가된 시점부터 실시간 대화 및 파일 확인은 물론이고, 멤버 추가 이전에 다른 멤버들이 주고 받은 대화나 파일을 확인할 수 있다. 이로써 업무 인수인계와 같은 이전 업무 내역 확인이 필요한 상황에서 한단계 더 쉬운 일처리가 가능하다.  

카카오톡으로 업무를 지시하고 처리하는 이유는 신속한 확인 때문이다. 카카오톡은 메시지를 발송 후 상대방에 메시지를 확인했는지 기독 기능을 지원해 문자메시지 보다 더 정확한 의사 소통이 가능하다. 카카오톡 단톡방 역시 숫자를 통해서 메시지 기독 기능을 제공한다. 예를 들어 단톡방 멤버가 10명이라면 10명 중 몇명이 메시지를 확인했는지 메시지 옆에 표시된 숫자로 확인할 수 있다. 하지만 '누가'에 대한 부분은 확인이 어렵다. 멤버 중 꼭 확인해야 하는 멤버가 메시지를 확인했는지에 대한 여부를 알 수 없다는 것!

잔디는 메시지나 파일의 경우 수신 확인 / 미확인한 멤버를 정확하게 알 수 있어서 업무 효율성에 도움을 줄 수 있다. 확인이 필요한 멤버가 미확인 상태라면 단체 대화방에서 멤버를 멘션해 재 안내 가능하다.

카톡 대신 잔디를 추천하는 가장 큰 이유이자 가장 중요한 이유는 '공과 사의 구분'이다. 카카오톡은 업무용 협업툴 서비스가 아니다. 카톡에서 제공하는 기능이 업무적으로 활용 가능할 수 있지만, 업무를 위해 디자인된 기능은 아니라는 것!

더구나 카카오톡을 업무용 모바일 메신저로 설치해 사용한다면 상관없지만, 개인적인 목적으로 사용하고 있었다면... 업무용 협업툴로 사용시 카카오톡 앱 자체의 사용이 불편하게 느껴질 수 밖에 없다.

잔디는 토픽(주제) 별로 그룹 채팅이 가능하므로 업무용 협업툴이지만 멤버간 자유로운 사적 공간을 운영할 수 있다. 회사(팀)내 마음이 맞는 멤버와 자유롭게 대화를 나눌 때도 잔디는 편리한 기능을 제공한다. 단순히 일하고 노는 것은 구분하기 보다 회사 멤버와 개인 친구를 구분할 수 있다는 점에서 잔디는 카톡과 다른 공사구분을 제공한다.

카톡에서 구글 캘린더를 확인하라고 메시지를 보내거나, JIRA, Trello를 통해 공유된 정보를 확인하라고 메시지를 보낸적이 있다면... 잔디는 이런 다양한 외부 서비스를 연동해 잔디에서 모든 것을 확인하고 공유할 수 있다.

구글 드라이브(Google Drive), 구글 캘린더(Google Calendar), JIRA, Trello, GitHub, 드롭박스(Dropbox), RSS, Bitbucket 등 다양한 외부 서비스와 연동을 통해 업무 효율 향상에 긍정적인 영향력을 제공하는 것이 바로 '잔디(JANDI)'다.

이번 글에서는 카톡(카카오톡) 대비 잔디를 협업툴 즉 '업무용 모바일 메신저'로 사용해야 하는 이유를 중심으로 잔디의 차별화된 협업 기능을 소개했다. 하지만 잔디를 카톡과 비교하는 것이 옳은 비교인지는 잘 모르겠다.

카카오톡과 잔디는 태생부터 다른 서비스다. 메시지를 주고 받고 파일을 공유할 수 있으며, 1:1 또는 1:다수의 채팅이 가능하다는 점 때문에 카카오톡을 업무용 메신저로 사용하는 분들이 많지만, 카카오톡은 어기까지나 업무용이 아닌 프라이버시한 메신저 서비스라 할 수 있다.

카톡을 업무용 메신저로 활용하는 분들이 많다는 점에서 카톡과 잔디를 비교했고, 그 과정에서 잔디가 갖고 있는 카톡 대비 우수한 특장점을 소개했다. 다시 한번 말하지만 카톡과 잔디는 태생부터 다른 앱이며, 업무용 협업툴로 모바일 메신저 서비스를 찾는다면 카톡 대신 잔디(JANDI)를 추천한다.