작성자 : 이동학 컨설턴트
홀드란? 대량의 메일을 서버에서 한 번에 로드할 시 발생되는 부하를 막고자 생성한 당사 그룹웨어 정책입니다. 홀드현상은 매번 요청을 받아 해제 해드렸는데,
앞으로는 사용자가 직접 해제를 할 수 있도록 업데이트가 되었습니다.
1. Hold mail 관리 및 해제
홀드가 되는 사유는 메일함에 읽지않은 메일이 너무 많이 쌓이게 되면서 발생합니다.
메일은 홀드가 된 시점부터 해제가 되는 시점까지의 메일은 따로 받아보실 수는 없습니다.
홀드해제 조건은 메일함에 쌓여있는 많은 메일을 모두 삭제해야 합니다.
다만, 홀드해제가 완료된 시점으로부터 25일간의 메일은 스팸스나이퍼에서 직접 복구가 가능합니다.
이 방법은 하단의 메뉴얼을 통해 안내드리겠습니다.
1. 상단 전자메일을 클릭해줍니다.
2. Hold Mail 관리 및 해제를 클릭해줍니다. 아래 붉은색 안내문이 따로 보이지 않을 경우, 좌측 하단 '바로가기'에서 'HoldMailManager'를 클릭해주시면 됩니다.
3. Hold Mail 관리 및 해제 버튼을 눌러 아래와같은 페이지로 들어갑니다.
① 최초 누적된 메일을 표기할때는 '100건' 만 불러옵니다. 추가로 불러올때는 100건씩 가능합니다.
② 총 홀드되어 있는 메일이 몇개인지 확인 할 수 있습니다.
③ 선택 후 메일을 삭제 할 수 있습니다.
④ 홀드로 걸려 있는 메일 전체를 삭제합니다.
⑤ 홀드 해제를 할 수 있습니다.
4. 전체 비우기를 클릭합니다.
5. '홀드 해제하기를' 클릭합니다.
6. 버튼을 누르면 아래와 같은 팝업이 나타나면서, 홀드해제가 가능합니다.
※ 홀드 상태가 되면 아래 캡처 화면 처럼 아웃룩에서만 새로운 편지를 확인할 수 있도록 설정이 됩니다.
메일함 유형 변경을 위해서는 내부 그룹웨어 관리자에게 '웹메일 + 아웃룩 사용' 으로 권한 수정 요청을 해아합니다.
2. 관리자의 메일함 유형 설정방법
① master 계정으로 접속 합니다.
② '관리자페이지' → 사용자계정관리 → 수동으로 인사관리를 클릭합니다.
③ 사용자관리를 클릭합니다.
④ 해당인원을 클릭합니다.
⑤ 사용자 수정을 클릭합니다.
⑥ 메일함(box) 유형에 ' 웹메일 + 아웃룩 사용 ' 으로 변경 후 저장 눌러주시면 됩니다.
3. 최근메일 확인하는 방법
※ 여기서 잠깐
1) 스팸스나이퍼는 외부로부터 수·발신한 메일들에 대해선 25일간의 데이터를 보관합니다.
상단의 체크박스를 선택하여 전체선택 후 일괄전달을 진행하게되면 발신메일의 경우 한번 더 상대방에게 메일이 발송됩니다.
2) 메일링리스트 같은 대표메일의 메일을 복구하게되면 메일링리스트 구성원들 전체에게 한번 더 메일이 발송되게 됩니다.
아래의 방법으로 확인부탁드립니다.
1. 스팸스나이퍼를 통해서 수신한 메일 주소를 확인하여 들어갑니다.
2. 아래의 캡쳐본의 순서에 따라서 진행합니다.
① 검색기간 선택
② 검색버튼 클릭
③ 메일들중 특정메일들 선택 (반드시 수신한 메일들만 선택하세요!!!)
④ 메일복구 클릭
3. 받은편지함에서 해당 메일을 확인할 수 있습니다.
4. 메일 계정이 Hold 되지 않으려면?
그룹웨어 메일 수신 로직은 아래와 같습니다.
발신자 - 스팸스나이퍼 - 그룹웨어의 상단의 전자메일 버튼 - 받은편지함 로드
그룹웨어에 접속하여 전자메일 메뉴를 클릭해주시면 스팸서버에 쌓여있는 메일이 로드 됩니다.
아웃룩을 주로 사용하시는 분들은 미연에 홀드를 방지하기 위해 그룹웨어 접속하시어 전자메일 메뉴를 주기적으로 클릭해주셔야 합니다.
Q & A
Q :3시간 동안 200건 이상의 메일 수신이 발생하게 되면 해당 메일계정이 홀드 되는 것인가요?
A : 네, 200건 이상의 메일 수신이 발생하게 되면 홀드 처리됩니다.
Q : 1,000건의 메일 파일이라는 표현이 있었는데, 1,000건의 메일을 의미하는 것인지요? 아니면 첨부 파일의 개수 1,000건를 말씀하시는 것인지요?
A : 첨부 파일의 개수와 상관없이 수신 메일건수 1,000건 입니다.
Q : 1,000건 이상의 메일 파일이라는 것은 받은 편지함 기준인가요? 아니면 편지함 전체를 기준으로 하는 건가요? 오랫동안 이용하지 않은 계정이라면 1000건의 메일 또는 1,000건의 첨부 파일은 발생할 수 있을 것 같은데요?
A : 편지함 전체를 기준으로 읽지 않은 편지가 1,000건 이상일 경우입니다.
