기관 홍보 대상인 공중은 클라이언트와 후원자, 언론, 지역 주민, 지방자치단체, 온라인 사용자들이다.

그러므로 기관 홍보물은 이들 공중의 사회복지에 대한 전반적인 복지 마인드를 형성하고 기관 복지 서비스를 이용하며, 더 나아가 후원하거나 자원봉사에 참여하는 기부 문화를 확산하는 데 기여할 수 있어야 한다.

소식지는 정기간행물로 발행 주기에 따라 월간, 격월간, 계간 등으로 나눌 수 있다. 기관의 홍보 목적과 여건에 따라 선택하면 된다.

소식지 발간의 주목적은 내부 직원에게는 기관 정보에 대한 이해와 공유, 자부심을 고취시키는 데 있다.

지역 주민에게는 기관의 브랜드 형성, 복지 마인드 형성, 기부 문화 확산과 참여 유도에 있다.

카탈로그는 제품, 상품 목록과 안내장을 이르는 말로 사회복지기관에서는 월별, 분기별로 운영하는 다양한 복지프로그램을 소개하는 데 주로 사용한다.

브로슈어는 기업 소개 책자로 사회복지기관에서는 기관의 BI(Brand Identity), 설립 목적, 가치나 철학, 사업 분야, 연혁 등의 소개에 사용한다.

홈페이지와 함께 대표적인 기관 공식 홍보물이므로 편집 디자인, 광고 카피, 슬로건, 로고 등에 특히 더 심혈을 기울여야 한다.

팸플릿은 심포지엄, 세미나 등 특정 기간에 진행하는 단기 행사에 주로 사용하는 홍보물이다.

사회복지기관에서는 후원인의 밤, 자원봉사자의 날, 지역나눔대축제 등 홍보에 활용하며, 일반적으로 팸플릿과 함께 초청장을 같이 제작한다.

리플릿은 ‘작은 잎사귀’를 뜻하는 말로 낱장의 홍보 인쇄물로 A4 사이즈를 2단, 3단 접지 형태로 제작하는 경우가 많다.

직접 배포뿐 아니라 DM(direct mail) 배포도 용이하기 때문이다. 포스터와 함께 가장 빈번하게 제작하는 홍보물에 속한다.

포스터는 안내게시판, 광고게시판 등에 부착하는 인쇄물이다. 지속적인 게시와 반복적인 노출이 목적이므로 단면이며 신문 사이즈로 제작하는 것이 일반적이다.

불특정 다수를 타깃으로 홍보하므로 주목도 높은 제목, 카피, 디자인이 중요하다.

사회복지관에서는 기관 내 이용자나 지역민을 대상으로 하는 금연 캠페인, 푸드뱅크 나눔 캠페인, 자원봉사 캠페인, 의약품 남용 방지 캠페인 등 캠페인을 알리고 참여를 유도하는 데 이용한다.

현수막은 행사장 무대, 포토월, 광고 게시대, 건물 외벽프레임 등에 게시하는 폴리에스테르 원단천, 파나플렉스, 텐트천 소재에 실사 출력하는 방식의 판촉물이다.

소형 인쇄물과 달리 멀리서 보여야 하므로 제목, 슬로건, 장소, 시간 등으로 텍스트는 최소화하고 로고 레이아웃 등 편집디자인이 중요하다. 기관에서는 홍보 사진 촬영 시 인물과 함께 디스플레이 연출할 때 필요하다.

첫째, 기획사 선정이다. 디자인 시안 작업에서부터 인쇄, 납품까지 가능한 기획사 선정이 중요하다. 제작 기간을 사전에 예측할 수 있기 때문이다.

기획자와 디자이너의 인원, 경력 등 기획 및 디자인 포트폴리오가 풍부한 곳을 선정해야 한다.

둘째, 레이아웃(layout) 구상이다. 전달해야 할 내용을 주제에 따라 헤드라인(head line), 리드 카피(lead copy), 보디 카피(body copy), 이미지로 대략적인 밑그림을 그려야 한다.

이때 기관 홍보 담당자는 완벽한 최종안을 고민할 필요는 없다.

셋째, 작업 의뢰다. 대략적인 레이아웃을 이메일, 팩스, 미팅의 형태로 기획사에 전달한다.

이때 기관 홍보 담당자가 인쇄물 샘플을 기획사에 전달해 전체적인 제작물의 분위기를 시각적으로 전달하는 것도 좋은 방법이다.

넷째, 시안 및 수정이다. 기획사는 기관 홍보 담당자와의 논의를 거쳐 헤드라인, 리드 카피, 보디 카피, 레이아웃, 서체, 이미지 등 구체적인 시안 작업을 진행해 디자인 초안을 제작한다.

이후 수정 과정을 거쳐 최종안을 결정한다. 이때 최종안은 다양한 용량과 사이즈의 그림 파일로 함께 받아 온라인 홍보에도 활용하자.

다섯째, 인쇄, 납품 과정이다. 일반적으로 기획사는 인쇄 작업을 전문 인쇄업소에 맡긴다.

기획사가 인쇄 품질, 납기일까지 책임질 수 있도록 맡기는 게 편리하다. 인쇄 홍보물의 총 제작 기간은 납기일을 기준으로 역산하여 진행해야 한다.

여섯째, 배포 과정이다. 전달할 내용과 주제, 기간에 따라 기관 내외 비치, 직접 배포, DM 배포, 신문 삽지 등을 결정한다.

일곱째, 효과 측정 및 평가다. 처음 기획했던 주제와 내용이 제대로 전달되었는지 확인해 다음 인쇄 홍보물 제작 시 수정 보완해야 한다. 기관 이용자들의 사후 평가에 귀 기울이자.

배포와 확산 전략은 포털 사이트에서 검색되는 카카오스토리, 스토리채널, 블로그, 유튜브, 트위터에 집중하는 게 유리하다.

포털 검색이 되지 않는 페이스북, 인스타그램, 밴드는 유기적인 공유 전략이 필요하다. 그러므로 소셜 미디어에 있는 ‘공유하기’ 기능을 적극 활용해야 한다.

검색으로 불특정 다수에게 노출되기에는 한계가 있다. 하지만 소셜 미디어에서 서로 연결되어 친구를 맺은 이용자에게 확산은 비교적 손쉽기 때문이다.

포털에서 검색된다는 것은 불특정 다수에게 전파력이 높고 대중에게 노출이 용이하다는 것을 의미한다.

여기에는 공유와 확산을 유도하는 좋은 콘텐츠 생산이 필수다. 성공적인 콘텐츠 공유와 확산을 위한 팁을 제시한다.

첫째, 해당 글의 핵심 메시지를 매력적인 단어로 표현하도록 하자. 검색을 염두에 둔 키워드도 포함해야 한다.

둘째, 초기 단계에 콘텐츠를 확산시킬 만한 유포자를 정확히 파악하도록 하자. 그들이 천군만마의 힘이 된다.

셋째, 지나치게 홍보 목적을 보이지 말자. 자연스럽게 공유되고 전파되도록 하자.

넷째, 타깃 이용자를 분석해 콘텐츠 확산과정에 따른 세부 메시지를 활용하자.