내용은 기록의 내실을 구성하는 문자 데이터, 기호, 숫자 이미지, 소리, 그림, 기타 다른 정보이다. 기억의 확장으로서 시간이 지난 후에도 다시 불러 반복적으로 재인용할 수 있도록 정보로서 고정될 수 있는 기록의 힘은 기록의 가장 중요한 개념적 요체이다. 기록이 효과적으로 보존되기 위해서는 기록 내용이 시간의 경과에도 변하지 않아야 한다. 전자 기록처럼 변하기 쉬운 매체의 기록은 내용이 변하거나 대체되지 않았다는 것을 보여줄 수 있도록 관리되어야 한다. 기록은 정지 상태 없이 고정될 수 있다. 컴퓨터 프로그램은 이용자가 다양한 방식으로 데이터를 조사하고 분석하게 되는데, 이때 기초 데이터가 고정적이며, 동일 분석과 검토가 남는다면 데이터베이스 자체는 기록으로 간주될 수 있다.

구조는 기록의 물리적 특성, 내용의 내적 편제를 의미한다. 기록의 구조는 내용을 명백하게 이해할 수 있도록 해주는 형식이다. 기록의 구조는 종이 한 쪽 분량의 텍스트처럼 매우 간단할 수도 있으며, 제목과 개요, 장 · 절의 구성이 될 수도 있으며, 전문, 본문, 입회자의 서명 등 좀 더 복잡할 수도 있다.

맥락은 기록의 생산, 입수, 저장 또는 활용을 둘러싼 조직적 · 기능적 환경과 활동상의 정황을 의미한다. 맥락에는 기록의 일자, 생산처, 편찬, 발간, 다른 기록과의 관계 등이 포함된다.

기록은 문자, 이미지, 소리 등 모든 매체 형식을 취할 수 있지만, 개념적으로 기록은 특정 매체나 용기로부터 독립되어 있다. 경우에 따라서는 문서(document)와 동의어로 사용되기도 하지만, 기록 개념은 매체와 상관없고 분명하게 문서가 아닌 것도 포함되는데, 인간이 기억을 확대하고 설명 책임을 충족시킨다면 박물(artifact)도 기록에 포함된다. 기록은 완성된 최종의 인증된 판본의 공식 기록이라는 의미로도 쓰인다. 이러한 의미에서 처분 지침에 포함되지 않고 인가 없이 처리될 수도 있는 비기록이나 문서와 구별된다.